Werken op bestuursniveau voor een netwerk van scholen die samen de krachten bundelen? Als assistent bestuurssecretaris ben je het aanspreekpunt voor alle ondersteunende zaken voor de bestuurssecretaris en regel je dat op bestuurlijk overlegniveau alles goed geregeld is. Van de voorbereiding van vergaderingen tot en met de opvolging van het overlegresultaat. Zo draag jij bij aan goed onderwijs voor de leerlingen van zes middelbare scholen in de Duin- en Bollenstreek.

Jouw opdracht
Samen met de bestuurssecretaris ondersteun je het College van Bestuur. Het College van Bestuur is eindverantwoordelijk voor de onderwijs- en organisatieontwikkeling en de bedrijfsvoering. Zij laat zich daarbij adviseren door het directieteam en legt verantwoording af aan de Raad van Toezicht. Jij neemt de secretariële, logistieke en praktische zaken voor je rekening van vergaderingen met het directieteam, de Raad van Toezicht, de medezeggenschap en het MT. Ook het meedenken over procesverbeteringen en het verder professionaliseren van het bestuurssecretariaat is een belangrijk onderdeel van je werk. Dat gebeurt zowel op procesniveau als inhoudelijk. Jouw werkzaamheden:

• Je verricht voorbereidende werkzaamheden voor vergaderingen van het directieoverleg, de gemeenschappelijke medezeggenschapsraad, het MT en de Raad van Toezicht. Je stelt conceptagenda’s op, verzamelt stukken, redigeert waar nodig, verzorgt de verslaglegging van vergaderingen en stelt besluiten- en actielijsten op.
• Door de nauwe samenwerking met de bestuurssecretaris lukt het je om snel proactief te handelen en inhoudelijke hoofdlijnen van beleidsontwikkeling en besluitvorming te doorzien. Dat maakt je een sparringpartner voor de bestuurssecretaris op het gebied van procesverbeteringen en governance-gerelateerde kwesties.
• Je werkt veel samen met de directiesecretaresses van de schooldirecties en de collega’s van Bedrijfsvoering.
• Je voert overige ondersteunende werkzaamheden uit, zoals het verzorgen van de jaarplanning, het organiseren en ondersteunen bij heidagen, de correspondentie en je voert het beheer over de agenda van de voorzitter van het College van Bestuur en de bestuurssecretaris.
• Je werkt in teamverband mee aan de opstelling van inhoudelijke rapportages, waarbij onderdelen van de betreffende rapportage worden voorbereid.

“Ik maak alles van dichtbij mee en zie precies welke veranderingen er plaatsvinden binnen de organisatie. Vanuit mijn functie help ik de stichting verder en ben ik van waarde voor de leerlingen op onze scholen.” – jouw toekomstige collega over het werk als assistent bestuurssecretaris.

Werken bij Stichting Fioretti Teylingen
Werken bij Stichting Fioretti Teylingen (SFT) is werken bij een netwerk van scholen die elkaar sterker maken. Wij bieden een gedifferentieerd aanbod in de regio dat is afgestemd op wensen en mogelijkheden van bewoners, organisaties en scholen. Binnen onze stichting zorgen ongeveer 800 enthousiaste medewerkers
ervoor dat ruim 5500 leerlingen kwalitatief goed onderwijs krijgen. We vertellen je hier graag meer over onze stichting.

Jouw kantoor zit in Voorhout
Je bent werkzaam op onze locatie in Voorhout, in hetzelfde schoolgebouw waar de leerlingen van het Teylingen College KTS les krijgen. Je deelt je kantoor met de bestuurssecretaris, met wie je logischerwijs veel contact hebt en afstemt. Binnen de organisatie zijn er korte lijnen en gaan we informeel met elkaar om. En je krijgt de vrijheid en het vertrouwen voor het inbrengen van eigen ideeën, want we geloven dat iedere mening en suggestie een waardevolle bijdrage aan de organisatie is. Ook krijg je de ruimte jezelf te ontwikkelen, zodat je optimaal kan presteren.

Dit ben jij
Jij bent iemand die altijd gericht is op verbetering. Je bent goed in het plannen en organiseren van afspraken en voelt goed aan welke zaken prioriteit hebben en welke nog even kunnen wachten. Verder ben je integer,
accuraat en pak je proactief werkzaamheden op. Je communiceert op natuurlijke wijze op verschillende niveaus en schakelt makkelijk tussen beleid en praktijk en andersom. Daarnaast ben je goed in notuleren en kun je de essentie van een punt duidelijk op papier zetten. Verder ben je bereid om af en toe in de avonduren
te werken, als er vergaderingen zijn.

Ook neem je mee:

• hbo-werk- en -denkniveau.
• ervaring in een secretarièle rol of in een andere soortgelijke ondersteunende functie.
• goede communicatieve vaardigheden; je spreekt en schrijft goed Nederlands.
• affiniteit met het (voortgezet) onderwijs.
• goede ICT-vaardigheden, zoals werken in de cloud en met alle programma’s van Google.

Voel je vooral uitgenodigd om te solliciteren als je:

a) Minimaal 5 jaar ervaring als secretaresse op bestuurlijk niveau hebt en je het leuk vindt om deze ervaring uit
te bouwen in een organisatie die volop in ontwikkeling is.
b) Beginnend bestuurssecretaris bent of een dergelijke functie in de toekomst graag zou willen bekleden.

Dit krijg je van ons

• Inschaling geschiedt op basis van kennis en ervaring in schaal 8 of 9 van de CAO VO € 2.683,- t/m€ 4.580,-
• Een contract van 0,8 FTE.
• Een jaarcontract, met uitzicht op vast na een jaar (cao vo).
• Vakantiegeld en een eindejaarsuitkering.
• Een tegemoetkoming in je reiskosten woon-werkverkeer.
• Een ABP-pensioenregeling.

Enthousiast geworden?
Heb je vragen over de functie of juist over de selectieprocedure? Mail naar b.d.hoop@stichtingfiorettiteylingen.nl

Tijdpad
Als jij ons verrast met jouw sollicitatie, dan zijn dit de volgende stappen:

• We nodigen je uit voor een kennismakingsgesprek in week 16.
• We nodigen je uit voor een tweede gesprek in week 17.
• We vragen een referentie aan jouw huidige werkgever.
• Tijd voor het afrondend arbeidsvoorwaardengesprek.

We hebben nu alleen nog een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) van je nodig. Daarna kun je zo snel mogelijk starten.

Let op: werk je al bij onze organisatie? Bekijk dan hier hoe je intern solliciteert. #J-18808-Ljbffr