Bedrijfsoverzicht: Sluit je aan bij ons dynamische en internationale team bij Wijs Gym en Fysio, waar we toegewijd zijn aan het bevorderen van gezondheid en welzijn door middel van fysiotherapie en fitness. Als fysiotherapie praktijk in Amsterdam West, zijn we toegewijd aan het leveren van zorg, revalidatie en ondersteuning aan onze klanten. Functieoverzicht: We zijn op zoek naar een zeer goed georganiseerde en proactieve Office Manager om toezicht te houden op de administratieve en dagelijkse werkzaamheden van onze fysiotherapie praktijk/gym. De ideale kandidaat heeft minimaal 5 jaar ervaring op het gebied van administratie/office management binnen de gezondheidszorg en beschikt over sterke leiderschaps- en organisatorische vaardigheden, uitstekende communicatieve vaardigheden en een passie voor het bieden van uitzonderlijke klantenservice. Deze functie biedt de mogelijkheid om een betekenisvolle impact te hebben op het welzijn van onze cliënten en tegelijkertijd bij te dragen aan het efficiënt functioneren van onze praktijk. Werken in het weekend en 's avonds is een vereiste voor deze functie.

Jobomschrijving

Hoofd secretariaat

We zijn op zoek naar een zeer goed georganiseerde en proactieve Office Manager om toezicht te houden op de administratieve en dagelijkse werkzaamheden van onze fysiotherapie praktijk/gym. De ideale kandidaat heeft minimaal 5 jaar ervaring op het gebied van administratie/office management binnen de gezondheidszorg en beschikt over sterke leiderschaps- en organisatorische vaardigheden, uitstekende communicatieve vaardigheden en een passie voor het bieden van uitzonderlijke klantenservice. Deze functie biedt de mogelijkheid om een betekenisvolle impact te hebben op het welzijn van onze cliënten en tegelijkertijd bij te dragen aan het efficiënt functioneren van onze praktijk. Werken in het weekend en 's avonds is een vereiste voor deze functie. Verantwoordelijkheden: De dagelijkse administratieve werkzaamheden van de praktijk/gym beheren, waaronder het plannen en beheren van afspraken in ons boekingssysteem, het afhandelen van vragen via telefoon, e-mail en persoonlijk, en corresponderen met huidige en nieuwe klanten. Alle facturerings- en betalingsprocessen beheren, inclusief declaraties bij gecontracteerde verzekeraars, facturering aan patiënten en afwijzingen van betalingen. Voldoen aan maandelijkse LDF en Keurmerk rapportage eisen. Ontwikkelen en implementeren van efficiënte kantoorprocedures om de workflow te optimaliseren en de klantervaring te verbeteren. De Office Manager wordt belast met het schrijven en samenstellen van een uitgebreid procedurehandboek om te helpen bij het standaardiseren van de praktijk procedures. Coördineren met fysiotherapeuten, personal trainers en andere medewerkers om ervoor te zorgen dat de dienstverlening aan klanten en het functioneren van de kliniek naadloos op elkaar aansluit. Het bijhouden van de inventaris en het bestellen van benodigdheden die nodig zijn om de werkzaamheden in de kliniek te ondersteunen. Toezicht houden op de planning en het budget van onze team- en praktijk evenementen.

Werkervaring

Overige

Talen: Engels, Nederlands

Kwalificaties: Minimaal 5 jaar ervaring in officemanagement en/of administratie binnen de gezondheidszorg. Kennis van medische factureringsprocedures, verzekeringspraktijken en Vecozo afwijzingsprocedures in Nederland. Toewijding aan het handhaven van GDPR-vertrouwelijkheid en het naleven van ethische normen. Eerdere ervaring met en vaardigheid in het invoeren van gegevens. Vaardigheid in computer applicaties zoals MS Office en Google Workspace. Sterke organisatorische vaardigheden met het vermogen om te multitasken en projecten effectief te prioriteren. Uitstekende communicatieve en interpersoonlijke vaardigheden, met een klantgerichte aanpak. Leiderschapskwaliteiten met het vermogen om een team te motiveren en te inspireren. Vloeiend in Engels, met minimaal niveau A2 Nederlands.

Aanbod

Rooster: Dinsdag: 8:00 - 16.00 Woensdag: 15:00 - 22:00 Donderdag: 8:00 - 16:00 Vrijdag: 14:00 - 21:00 Zondag: 9:00 - 16:00