Jobomschrijving

Managementassistent

Ben jij een zelfstandige en stressbestendige professional met ervaring in managementondersteuning? Grijp dan deze kans om bij te dragen aan een veilige en rechtvaardige samenleving! De Inspectie van het ministerie van Justitie en Veiligheid in Den Haag zoekt een ervaren managementondersteuner voor haar dynamische secretariaat. Als schakel tussen verschillende onderwerpen in een coördinerende rol draag je bij aan de ontwikkeling van de organisatie. Als managementondersteuner ben je verantwoordelijk voor diverse organisatorische, secretariële en administratieve taken in een dynamische omgeving. Je beheert de agenda, plant en bereidt vergaderingen voor, en schat binnenkomende correspondentie in op belang en urgentie. Daarnaast maak je dag mappen, beoordeel je telefoongesprekken op inhoud en urgentie, en verzamel en verspreid je vereiste vergaderstukken. Kortom valt onder jouw verantwoordelijkheid: - Uitvoeren van organisatorische, secretariële en administratieve werkzaamheden in een dynamische omgeving. - Beheren van de agenda en prioriteiten stellen bij het maken van afspraken. - Plannen en voorbereiden van vergaderingen. - Inschatten van belang en urgentie van binnengekomen correspondentie, met registratie in DigiJust. - Creëren van dagmappen in stukkensysteem, IBabs, en toevoegen van benodigde informatie. - Beoordelen van telefoongesprekken op inhoud en urgentie, waar mogelijk informatie verstrekken. - Verzamelen en verspreiden van vergaderstukken, met toevoeging van relevante achtergrondinformatie in IBabs. - Opstellen en actualiseren van (management) overzichten. - Bewaken van voortgang van afspraken, aanjagen van acties, signaleren van stagnaties, en meedenken over verbeteringen. - Operationeel aansturen van het secretariaat. - Je hebt een afgeronde mbo-opleiding, bij voorkeur in secretariële of administratieve richting. - Je beschikt over een goede beheersing van de Nederlandse taal. - Je hebt ervaring met een coördinerende rol en optreden a

Opleiding

Niveau Mbo-algemeen

Aanbod

- Een werkweek van 36 uur (fulltime); - Een bruto uurloon tussen de €20,30-€28,47; - Een eindejaarsuitkering van 8,3% uitgekeerd; - Een bepaalde tijd contract van 6 maanden o.b.v. detacheren; die gelijk bij je loonbetaling wordt - Ministerie v