Functie beschrijving

Ben jij een energieke, representatieve persoon met een hands-on mentaliteit die graag ondersteuning biedt aan wethouder Jordy Clemens? Is nauwkeurig werken jouw tweede natuur? Dan is de functie van bestuurssecretaresse misschien wel iets voor jou! Reageer uiterlijk 15 mei 2024.

Wat ga je doen?
Je wordt verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning van wethouder Clemens. Zijn portefeuille bestaat uit Onderwijs, Cultuur & Erfgoed, Evenementen en Centrumontwikkeling. Een brede waaier aan diverse onderwerpen: van Cultura Nova tot het Romeins Museum of het naar de binnenstad verplaatsen van het hoger onderwijs. Je bent het eerste aanspreekpunt voor de mensen die via telefoon, e-mail of brief contact zoeken. De continue stroom aan mails en verzoeken aan de wethouder handel je (zelfstandig) af, zet je uit en bewaak je. Je zorgt voor de benodigde stukken van overleggen, bewaakt een goede voorbereiding en plaatst de documenten in het vergadersysteem iBabs. Je bewaakt besluitenlijsten en/of gemaakte afspraken.

Jouw team
Het bestuurssecretariaat bestaat uit zeven secretaresses voor het college voor burgemeester & wethouders en de algemeen directeur/gemeentesecretaris. Iedere secretaresse werkt één op één voor een bestuurder. Als bestuurssecretaresse ben je een belangrijke schakel tussen de interne organisatie, het bestuur, externe organisaties en inwoners. Bij afwezigheid van een collega-secretaresse wordt onderling vervangen.

Hoe kan jouw dag eruit zien?
Als secretaresse van een wethouder is geen dag hetzelfde. Ad hoc werken, prioriteiten stellen, snel schakelen en doorvragen naar de kern van de zaak, zijn vanzelfsprekend. Flexibiliteit en inlevingsvermogen zijn hierbij onmisbaar. Want, ook al staat de telefoon roodgloeiend, jij als maker van vele afspraken, zorgt ervoor dat hij blind op zijn agenda kan vertrouwen en dat de stukken op tijd klaar liggen. Met grote nauwkeurigheid beheer je de complexe agenda en leg je verbanden tussen de e-mail, agenda en acties van de wethouder. Kortom, jij bent onderdeel van het voorportaal van het college, dus je beseft dat jouw optreden representatief en onkreukbaar moet zijn.

Functie eisen

• Allereerst ben je goed in je vak. Je bent een energieke persoonlijkheid, representatief, gedreven, proactief, integer en toegewijd;
• Je bent politieksensitief en ziet snel waar knelpunten dreigen te ontstaan, welke belangen er spelen en wie je wanneer moet betrekken bij een vraagstuk;
• Je spreekt makkelijk en op een natuurlijke manier anderen aan;
• De dynamiek van het werk vraagt erom dat je flexibel inzetbaar bent;
• Je hebt een (MBO plus/)HBO werk- en denkniveau en ruime ervaring met secretariële werkzaamheden en het liefst als bestuurssecretaresse;
• Je beschikt over goede communicatieve en sociale vaardigheden en hebt organisatorisch inzicht, je kan overzicht houden en goed prioriteren.

Wij bieden

Bij de gemeente Heerlen bieden we jou een omgeving waar je de ruimte krijgt om jezelf en de organisatie te ontwikkelen. Het betreft een structurele functie van 32 uur per week. De eerste arbeidsovereenkomst zal voor bepaalde tijd zijn.

De functie Bestuurssecretaresse (secretarieel-administratief medewerker) is ingeschaald in het HR21-normprofiel medewerker administratief & secretarieel II in schaal 7 met een bruto maandsalaris van minimaal € 2.666,- en maximaal € 3.784,- (afhankelijk van opleiding en ervaring, bij een fulltime dienstverband). Het is mogelijk om 40 uur te werken en 36 uur uitbetaald te krijgen. Daarmee bouw je wekelijks 4 uur extra vrije tijd (ADV) op.

Verder ontvang je een individueel keuze budget (IKB). Dit is 17.05% van jouw salaris. Daarnaast bieden wij mogelijkheden om opleidingen te volgen, flexibel te werken en hebben wij verschillende vitaliteitsregelingen, waaronder onze eigen sportstimuleringsregeling en een flexibel vitaliteitsbudget in de vorm van een digitale munt (Vitknip) die je in Heerlen op veel plekken kan inzetten om jouw vitaliteit te vergroten. Je pensioen wordt opgebouwd bij het ABP. Onze arbeidsvoorwaarden zijn geregeld volgens de cao gemeenten.

Overige opmerkingen

Werken voor de gemeente Heerlen is bouwen aan het Heerlen van Morgen
Heerlen is een stad met lef. In Heerlen zijn we doorpakkers en maken we dingen waar die anderen niet voor mogelijk houden. Werken voor Heerlen is werken aan het Heerlen van morgen. Lees er meer over.

Wil je meebouwen aan het Heerlen van Morgen?
Ben je enthousiast geworden over deze functie? Stuur dan jouw cv en motivatie t.a.v. dhr. M. Habets onder vermelding van vacaturenummer 24057 naar e-mail: m.kusters@heerlen.nl . Je kunt solliciteren tot en met 15 mei 2024. Voor meer informatie kun je terecht bij Martijn Habets via e-mail: martijn.habets@heerlen.nl of tel: 06-29012669. Voor vragen over de procedure, tijdelijkheid van de functie of de arbeidsvoorwaarden kun je contact opnemen met Irene Weggemans, adviseur P&O e-mail: i.weggemans@heerlen.nl .

Houd alvast 24 mei vrij in je agenda; dan hebben wij de sollicitatiegesprekken.

Het bedrijf

Heerlen verlegt grenzen, verkent nieuwe horizonten en leert van, en bouwt trots voort op het verleden. Met die lessen uit het verleden pakken we door om beter verder te gaan naar morgen. Heerlen is een stad met lef en het borrelt van de ideeën en initiatieven. In Heerlen wonen en werken doorpakkers die graag een uitdaging aangaan. Als stad met zo’n 90.000 inwoners vervullen we de centrumfunctie voor de regio Parkstad Limburg. Alles wat we doen draagt bij aan één gezamenlijk doel: Heerlen een nog fijnere plek maken om te wonen, werken en leven!

Ook onze organisatie is volop in ontwikkeling. Samen met meer dan 1000 collega’s werken we aan Heerlen van Morgen. Een organisatie met heldere doelen voor ogen: op basis van openheid en vertrouwen efficiënt samenwerken aan een toekomstbestendig Heerlen. Een manier van werken waarbij collegialiteit, creativiteit en curiositeit matchen met onze taken. Een organisatie waar de wensen, ideeën en gedachten van de inwoners en ondernemers centraal staan in ons handelen.