Jobomschrijving

Administratief medewerker secretariaat

Als facilitair en administratief ondersteuner is geen dag hetzelfde. Je werkt zelfstandig en je bent veel in contact met klanten, leveranciers en collega’s. Je zorgt ervoor dat mensen zich welkom voelen, dat bijeenkomsten soepel lopen en dat de praktische zaken ogoed geregeld zijn. Deze rol is een dubbelfunctie omdat je daarnaast ook administratief werk doet. Je houdt bijvoorbeeld in ons klantsysteem de deelnemerslijsten van bijeenkomsten bij en beantwoordt per mail praktische vragen van mensen die ons bellen. Als onderdeel van deze functie ben je ook de coördinator van de bedrijfshulpverlening (BHV). Dat betekent dat je handelt als er een noodsituatie is. Om je kennis bij te houden volg je elk jaar een BHV-training. Je bent vier dagen per week bij ons op kantoor in het centrum van Amsterdam werkzaam. Je werkt in een klein ondersteuningsteam waar in totaal 4 mensen onderdeel van uitmaken (HR, IT en Financiën). Wat breng je mee? • Met jouw goede communicatieve vaardigheden ben jij aan de telefoon een belangrijk gezicht van onze organisatie. Je verwelkomt klanten, deelnemers van bijeenkomsten en leveranciers op een professionele en vriendelijke manier. Je voorziet trainers en deelnemers mondeling of schriftelijk met informatie over bijeenkomsten en stelt ze op de hoogte als er wijzigingen zijn. • Door jouw oplossingsgerichte houding sta je altijd klaar om technische en andere praktische vragen op te lossen zodat mensen goed hun werk kunnen blijven doen. Je denkt vooruit en als je de oplossing niet weet, zoek je het uit of schakel je hulp in. Bijvoorbeeld als bij een bijeenkomst het scherm niet werkt of de printer of de koffiemachine het niet doet, dan trekken mensen bij jou aan de bel. • Je werkt met ons klantsysteem waarin je bijvoorbeeld bestellingen verwerkt en deelnemers van bijeenkomsten invoert. Ook beheer je de voorraad kantoor- en kantine-artikelen, het archief en je eigen kasboek.

Opleiding

Niveau Mbo-4

Overige

Talen: Engels, Engels

Voor bijeenkomsten richt je de vergaderruimte in en regel je dat wat nodig is, zoals bijvoorbeeld kantoorbenodigdheden, koffie/thee, lunch of borrel. Dat betekent dat je kijkt wat er nodig is voor een bijeenkomst en ervoor zorgt dat aanwezig is.

Aanbod

•Voldoende mogelijkheid om vrij te nemen met jaarlijks 200 uur vakantie en 96 uur adv obv 40 uur). Voor de feestdagen kennen we je een aantal uur toe zodat je vrij kan nemen op de voor jou belangrijke feestdagen. Pensioenregeling