Jobomschrijving

Directiesecretaresse

Ben jij in staat om verantwoordelijkheid te nemen en taken snel eigen te maken? Fungeer je graag als aanspeekpunt en vind je het leuk om in een dynamische en uitdagende omgeving voor overzicht, rust en structuur te zorgen? Als duizendpoot van de directie Financiën, Vastgoed en Facilitair ben je op de hoogte van alles wat er speelt. Hierdoor kun je snel reageren op binnenkomende verzoeken, anticiperen en proactief actie ondernemen. Je taken en verantwoordelijkheden zijn gevarieerd en veelomvattend: Je fungeert als eerste aanspreekpunt van de directie Financiën, Vastgoed & Facilitair, zowel intern als extern. Je pakt de dagelijkse secretariële werkzaamheden op, zoals het voorbereiden van vergaderingen, het bijwerken van de mailbox en het (complexe) agendabeheer. Je wordt betrokken bij de inhoud, zoals het opstellen van de jaarplannen, het inplannen van functioneringsgesprekken, notuleren van vergaderingen en het organiseren van evenementen. Je bewaakt de voortgang van actiepunten uit overleggen: je voert jouw eigen actiepunten uit spreekt betrokkenen aan wanneer afspraken onvoldoende worden nagekomen. Je stelt relevante rapportages en overzichten op, levert een bijdrage aan het ontwikkelen van protocollen, procedures en voorschriften en controleert uitgaande documenten. Je regelt facilitaire zaken en voorzieningen, waaronder het beheren van de voorraad en het plaatsen van bestellingen. Je kunt ingezet worden voor project- of afdeling ondersteunende administratieve werkzaamheden. Je werkt nauw samen met je collega's van het secretariaat van de raad van bestuur en de overige directiesecretariaten.

Opleiding

Niveau Mbo-4

Werkervaring

Overige

Je kunt: goed overweg met Office, snel dingen doorzien, pakt door en bent in staat om complexe afspraken te arrangeren Je hebt oog voor detail en houdt van orde Je bent: sociaal sterk, oplossingsgericht, betrouwbaar, discreet en flexibel Wij vragen een VOG en ten minste één relevante referentie