Jobomschrijving

Secretarieel medewerker

Als Secretaresse bij deze Onderwijsinstelling in Amsterdam ondersteun je de Chief Impact Officer en Chief Education Officer. Je beheert de agenda's van beiden en zorgt dat alle daaruit voortkomende werkzaamheden soepel verlopen. Ook vind je het leuk om te werken met de wereld van onderzoek, onderwijs en innovatie.  Als Secretaresse maak je onderdeel uit van het secretariaat (5 medewerkers) van Bestuurszaken dat de afdelingen binnen de dienst ondersteunt Je hebt een zelfstandige rol waarin je de twee functionarissen ondersteunt, maar kan tegelijkertijd terugvallen op de collega's binnen het secretariaat, bijvoorbeeld in geval van vakantie of ziekte. Je werkdagen zijn in overleg, daarnaast kan er ook deels thuisgewerkt worden in deze functie.  Jouw dag als Secretaresse: Je beheert de agenda's van de Chief Impact Officer (CImO) en Chief Education Officer (CEdO). Je maakt afspraken, zowel in- als extern, en bewaakt, signaleert en adviseert over de planning. Jij vindt het écht leuk om een complexe agendapuzzel op te pakken. Beide functionarissen zijn (relatief) nieuw binnen de onderwijsinstelling en hebben een directe verantwoordingslijn met het College van Bestuur. Het zwaartepunt van jouw functie ligt op dit moment bij het beheer van de agenda’s maar het secretariele takenpakket kan zich nog verder ontwikkelen. Verder houd je je bezig met het: - voorbereiden van vergaderingen en overleggen en organiseren van je uiteenlopende bijeenkomsten. - incidenteel notuleren van vergaderingen.  - leveren van facilitaire en administratieve ondersteuning. Het team en de werksfeer: Je wordt onderdeel van het secretariaat met ervaren collega's. Ondanks dat je een zelfstandige functie vervult kan je altijd bij hen terecht voor advies of vragen. De twee functionarissen die je gaat ondersteunen zijn beide prettige en toegangelijke personen met wie je informeel communiceert. Met beiden zal je nauw samenwerken en waarderen jouw inbreng.  Wat breng je mee? De ideale kandidaat heeft

Overige

Talen: Nederlands, Engels