Jobomschrijving

Secretarieel medewerker

Als secretarieel medewerker ben je eerste aanspreekpunt voor de klant. Je draagt o.a. zorg voor een klantvriendelijke ontvangst van klanten, beantwoord hun vragen of je schakelt hierover met een collega. Daarnaast ondersteun je de organisatie, teamleiders en medewerkers op het gebied van administratieve en secretariële werkzaamheden. Je bent iemand die zijn afspraken nakomt en rust en vertrouwen uitstraalt. Je draagt de kernwaarden van de organisatie uit, laat dit terugkomen in je werk en neemt collega’s hierin mee. Eerlijk, oprecht, betrokken en toegankelijk zijn belangrijke begrippen voor jou. Een goede verstandhouding over en weer en respect voor elkaar maken dat jij goed kunt floreren in je werk. De competenties die jou hierbij ondersteunen zijn: - Klantgericht, kwaliteitsgericht, organisatiesensitiviteit, mondelinge en schriftelijke vaardigheden, stressbestendigheid, inlevingsvermogen, flexibel gedrag en aandacht voor details. - Je bent benaderbaar en zorgt voor verbinding. Je durft feedback te geven aan en te ontvangen van collega’s. Door goed door te vragen en je oplossingsgerichte houding help je de (externe en interne) klant op weg. In jouw werkzaamheden ben je het aanspreekpunt en de vraagbaak voor de (externe en interne) klant, zowel telefonisch als op de vestiging. Zij kunnen met al hun vragen bij jou terecht. Waar jij het antwoord niet (direct) weet, verwijs je hen door naar de juiste persoon. Je verwerkt de inkomende en uitgaande post en correspondentie, beheert de spreekkamerreserveringen. Afhankelijk van de BU waarvoor je werkzaam bent heb je aanvullende administratieve werkzaamheden zoals de kantooragenda, mailbox en afhandeling van workflows. Je levert een bijdrage aan het draaiende houden van de organisatie en je draagt eraan bij dat anderen hun werk goed kunnen uitvoeren. Je bewaakt de voortgang van ziek- en betermeldingen. Gedurende de dag ben je aanwezig op kantoor. Je krijgt energie van de afwisseling in werkzaamheden en het leveren

Opleiding

Niveau Mbo-algemeen