Over de functie

Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) staat voor een sterke en levendige democratische rechtstaat, een slagvaardig openbaar bestuur en een koninkrijk met wederzijdse betrokkenheid. BZK werkt aan een grenzeloos samenwerkende overheid waar burgers op kunnen vertrouwen, en aan een waarden gedreven digitale samenleving.

De directie Bestuursadvisering heeft als voornaamste taken:

• Integrale en strategische advisering aan de politieke en ambtelijke leiding. Belangrijke opgave daarbij is de integrale benadering van de grote diversiteit van BZK-dossiers.
• Ondersteuning en facilitering van bewindspersonen en BR-leden in de randvoorwaarden om hun werk te kunnen doen. Dit heeft betrekking op o.a. managementondersteuning, ondersteuning stukkenstroom, protocollaire ondersteuning en facilitering van logistieke en restauratieve voorzieningen.
• Op orde hebben van transparantie en verantwoording door invulling te geven aan actuele ontwikkelingen, waaronder voorbereiding van Parlementaire Enquêtes, verbeteren informatievoorziening en documentatie door parlementair contactpersoon.
• Advisering en inhoudelijke ondersteuning van de minister en SG op het gebied van Openbare orde, inlichtingen en veiligheid.

Je komt te werken op de afdeling Parlementaire Zaken en Managementondersteuning (PZMO) van de directie Bestuursadvisering. De afdeling ontzorgt en ondersteunt de politieke en ambtelijke leiding. Hiermee dragen zij bij aan het politieke en bestuurlijke besluitvormingsproces. Bij hun komt veel ambtelijke, bestuurlijke en politieke informatie samen en je vervult hierbij een spilfunctie.

De afdeling PZMO bestaat uit gedreven medewerkers. Dit zijn de kamerbewaarders en de managementondersteuners van de bewindspersonen, de secretaris-generaal (SG), de plaatsvervangend SG en de directeuren-generaal van het kerndepartement. Ook de ondersteuners ministerraad, onderraden, coördinatie stukkenstroom en de medewerkers parlementaire zaken maken onderdeel uit van de team.

Als managementondersteuner voor een directeur generaal van BZK ben je samen met een collega verantwoordelijk voor een soepel opererend secretariaat, waarin je werkt volgens de geldende procedures en afspraken. Een belangrijke ondersteunende baan, waarbij je onmisbaar werk doet voor de directeur generaal. Samen met een collega-ondersteuner werk je voor een bestuurder met een complexe agenda die continu verandert. Je vormt met elkaar een collegiaal team, waarin jullie efficiënt en prettig met elkaar samenwerken en elkaar vervangen.

Je werkt samen met een collega ieder vier dagen per week op het secretariaat. Je werkt graag samen en hebt plezier in dienstverlenende en ondersteunende taken. Dankzij jou en jouw collega’s functioneert het secretariaat goed en daar is iedereen in de organisatie blij mee. Je bent de buffer, maar ook de verbinder naar de omgeving en naar de interne organisatie. Samen met je collega’s (waaronder de adviseurs) bespreek je de activiteiten, verzoeken en zorg je voor de juiste prioritering. Bij jou komen de informatiestromen bij elkaar. Je bent in staat deze informatie te filteren, prioriteren en daarover te signaleren en adviseren. In deze functie is een grote mate van zelfstandigheid, pro activiteit en nauwkeurigheid vereist. Je bent energiek, hebt lef en denkt mee. Je bent discreet en je bewust van de politieke en maatschappelijke afbreukrisico’s in het werk. Een klantgerichte en flexibele houding is in deze functie essentieel. Je hebt geen negen-tot-vijf-mentaliteit en doet graag een stapje extra.

De kern van deze functie bestaat uit het goed kunnen plannen en organiseren in een dynamische omgeving. Je zorgt ervoor dat het secretariaat op rolletjes loopt. Wat je precies gaat doen? Van alles! Jouw werkzaamheden zijn heel divers. Je houdt de interne en externe agenda’s bij, organiseert besprekingen en zorgt voor de voorbereiding daarvan. Je beoordeelt e-mails en post op urgentie en bewaakt de afhandeling ervan. Je hebt hierbij een signalerende taak als het gaat om het tijdig afdoen van stukken. Verder zorg je ervoor dat de bestuurders vergaderstukken op tijd krijgen. Je bewaakt de juiste afhandeling van voorgenomen acties en vat informatie samen in overzichten. Ten slotte neem je actief deel aan teamoverleggen.

Taken:

• Beschikt over een helikopterview waarmee je gemakkelijk overzicht houdt en het totale proces kunt overzien.
• Goed kunnen plannen en organiseren. Complex agendabeheer is een belangrijk onderdeel van de functie. Belangrijk is dat je hier ruime ervaring mee hebt.
• Taken snel en nauwkeurig uitvoeren.
• Goed kunnen werken onder druk in een hectische omgeving. Een flexibele instelling en werkhouding is daarbij belangrijk; je bent in staat om in een dynamische omgeving snel te schakelen tussen verschillende onderwerpen en laat je niet gek maken door de waan van de dag.
• Kent de digitale wereld en verandert moeiteloos mee met de ICT-veranderingen.
• Staat stevig in je schoenen en hebt een goed gevoel voor verhoudingen.
• Werkzaamheden zelfstandig uitvoeren, zelf de juiste prioriteiten stellen en voorleggen wanneer nodig.
• Proactief, weet met welke consequenties rekening moet worden gehouden.
• Kritisch over het eigen functioneren en leergierig.
• Krijgt energie van samenwerken in een team (is een teamplayer), houdt bij het uitvoeren en verdelen van taken (en plannen van afwezigheid) rekening met de collega’s in het team en is communicatief vaardig om samen met de collega’s werkafspraken te maken.
• Klantvriendelijke richting iedereen met een goede balans tussen een dienstverlenende en een assertieve houding.
• Goed en snel schakelen tussen verschillende werkzaamheden en taakgebieden.
• Integriteit staat hoog in het vaandel en dit blijkt uit doen en laten.
• Bereid om zichzelf te ontwikkelen op kennis en vaardigheden die noodzakelijk zijn voor het goed uitvoeren van de werkzaamheden.
• Humor en kunnen relativeren. Je denkt mee met gezond verstand, heb een positieve levensinstelling en draagt bij aan een plezierige sfeer op de afdeling.

Je gaat aan de slag in een dynamische, politiek-bestuurlijke omgeving. De werkdagen kunnen hectisch zijn, dus dit is iets waar jij tegen kunt en wat je prettig vindt. Gelukkig doe je je werk niet alleen: je werkt met veel mensen nauw samen. Denk aan de adviseurs, de directeuren-generaal en de secretaris-generaal en hun secretariaten. Maar ook met collega’s als kamerbewaarders en chauffeurs.

Bijzonderheden: Voor deze opdracht wordt er verzocht om 4x9 te werken.

Wat wij vragen

• Je beschikt over minimaal aantoonbaar HBO werk- en denkniveau d.m.v. opleiding of vergelijkbare werkervaring;
• Je beschikt over minimaal 3 jaar ervaring als managementondersteuner voor een bestuurder;
• Je beschikt over minimaal 3 jaar ervaring als secretaresse voor de ambtelijke of politieke leiding of soortgelijke bestuurder;
• Je hebt ervaring binnen BZK en/of de rijksoverheid is een pré;
• Je beschikt over ervaring met relevante systemen o.a. IBABS met MS Windows, Outlook en Word en heeft de bereidheid en affiniteit om met andere computerprogramma’s te werke
• Je schrijft en spreekt de Nederlandse taal uitstekend;

Wat wij bieden

Wij kunnen je inzetten op basis van detachering (op projectcontract of in loondienst bij JS Consultancy, inschaling conform CAO opdrachtgever).

Naast een persoonlijke benadering vanuit JS Consultancy horen bij een detacheringsconstructie in een dienstverband bij JS Consultancy goede arbeidsvoorwaarden. Hierbij kan je denken aan:

• Salariëring conform CAO opdrachtgever schaal …, afhankelijk van jouw opleiding en ervaring en op basis van 36 uur in de week;
• 8,33% Vakantiegeld en een eindejaaruitkering;
• Aanvullende relevante opleidingen en trainingen passend bij jouw ambities;
• Intervisie, coaching en periodieke kennissessies over actuele thema’s in het werkveld;
• Toegang tot het unieke netwerk van JS Consultancy.
• Laptop en een telefoon (die je ook privé mag gebruiken);
• Reiskostenvergoeding, NS Businesskaart of afhankelijk van je reistijd de mogelijkheid tot een leaseauto!).

Een ZZP-constructie (uurtarief in overleg), behoort ook tot de mogelijk. Naast de persoonlijke benadering en een groot netwerk als preferred supplier binnen het publieke domein, bieden we de volgende voordelen aan:

• Snelle en makkelijke facturatie, middels Reversed Billing en standaard de betaling binnen 30 dagen na invoering uren;
• We verzorgen de volledige administratie en we zorgen ervoor dat je maar 1x alle gegevens moet aanleveren (VOG e.d.);
• Onze juridische afdeling houdt alle wet- en regelgeving rondom ZZP-ers nauw in de gaten en kan daarover indien gewenst ook informeren.

JS Consultancy is de carrièrepartner van professionals en managers voor de publieke zaak. Bij ons werk je aan jezelf én aan oplossingen voor de belangrijkste uitdagingen in onze samenleving. Maatschappelijk resultaat. Samen met jou maken we het waar.

Waar ga je werken

Voor BZKKD/Directie BA afdeling PZMO zijn we op zoek naar een Secretaresse Directeur Generaal( 36 uur | Schaal 9 | z.s.m. | minimaal circa 5 mnd.| Met optie tot verlenging).

Sollicitatieprocedure

Ben je enthousiast geworden? Reageer dan direct. Deze procedure heeft een korte looptijd, dus stuur uiterlijk 24-5-2024 voor 11.00 uur je motivatie en cv op.

Voor meer informatie over deze vacature kun je contact opnemen met Christine Holierhoek via Christineholierhoek@jsconsultancy.nl of met Sevim Imeci via Sevimimeci@jsconsultancy.nl.