• 
  
• Wil jij met jouw organisatietalent en ondernemend karakter een belangrijke bijdrage leveren aan onze professionele en efficiënte organisatie van de ET-, RvC- en Cie-vergaderingen i.s.m. de Deputy Company Secretary?
  
• In de rol van Assistant to the Company Secretariat kom je terecht in een ambitieus team waar veel eigen initiatieven worden genomen.
  
• Van reiziger tot medewerker: we vinden het erg belangrijk dat iedereen zich op Schiphol veilig, gewaardeerd en welkom voelt.
  

Als Assistant to the Company Secretariat bij een van de meest toonaangevende luchthavens ter wereld maak je onderdeel uit van het vennootschapssecretariaat van Royal Schiphol Group. In deze veelzijdige functie neem je proactief werk uit handen.  En hoe je dit aanvliegt? Dat is aan jou. We vertrouwen op de manier waarop jij de regie pakt, keuzes maakt en daar de verantwoordelijkheid voor neemt. Jouw talenten zet jij in bij het: 

• 
  
• Ondersteunen van de (Deputy) Company Secretary bij de planning, voorbereiding en follow-up van de Executive Team-vergaderingen, de vergaderingen van de Raad van Commissarissen (RvC), commissies en aandeelhoudersvergaderingen.
  
• Coördineren van alle binnengekomen vergaderstukken, voorbereiden agenda’s en uploaden van documentatie in de digitale board portal waarbij je ervoor zorgt dat de processen hieromheen zo efficiënt mogelijk verlopen. Verrichten van alle voorkomende taken waaronder: E-mail en correspondentie met RvC- en ET-leden en senior management, complex agendabeheer, agendabewaking van vergaderingen en te plannen afspraken RvC leden met derden.
  
• Ontvangen en begeleiden van RvC-leden en hun gasten.
  
• Bewaken van informatiestromen in de meest brede zin van het woord, bv: voorbereiden, (logistiek) organiseren van vergaderingen/besprekingen/bijeenkomsten, proactief in de opvolging van actiepunten van vergaderingen. Waar nodig worden acties voorbereid en voorgelegd aan de (Deputy) Company Secretary.
  
• Zelfstandig uitvoeren en ondersteunen van gedelegeerde taken/projecten, waarbij contact wordt onderhouden met diverse interne en externe partijen en instanties (bv. het coördineren van in- en externe locaties voor vergaderingen en diners).
  

In deze rol werk je nauw samen met het vennootschapssecretariaat, bestaande uit twee PA/Executive Secretaries en een Deputy Company Secretary.

Schiphol verbindt jouw wereld. Met de beste mensen maken we reizen veilig en verantwoord. Jij draagt hieraan bij doordat je jouw doelen duidelijk stelt en deze op tijd bereikt volgens een goed plan. Ook ben jij het talent dat soepel sterke banden met anderen opbouwt. Verder heb je voor deze functie:

• Hbo werk- en denkniveau aangevuld met minimaal 5 jaar ervaring als assistente voor een vennootschapssecretariaat, directie dan wel senior management in een dynamische en complexe werkomgeving.
• MS-officepakketten hebben geen geheimen voor je.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.
• Ervaring met juridische processen en/of werkzaamheden voor het vennootschapssecretariaat.
• Je bent in ieder geval beschikbaar op dinsdag, donderdag en vrijdag (must).

• 
  
• € 3527 tot € 4550 bruto per maand (Schaal 8).
  
• Een 13e maand.
  
• 14,4 diversiteitsuren. Die uren kan je gebruiken om op een feestdag naar keuze (extra) vrij te zijn. 
  
• Een iPhone 14 of Samsung S22. Aan jou de keuze.
  
• Een vergoeding bij thuiswerken van € 3,00 netto per dag.
  

Dit zijn nog maar een aantal van onze arbeidsvoorwaarden die horen bij deze functie (op basis van een 36-urige werkweek). Schiphol Group heeft jou nog meer te bieden. Ga voor het totale overzicht van alle arbeidsvoorwaarden naar Arbeidsvoorwaarden - Werken bij Schiphol Group.

• 
  
• Wat zijn jouw talenten? Welke dromen heb jij? Wat is jouw verhaal? We zijn benieuwd naar jou en nodigen je graag uit om te solliciteren. Solliciteren kan door jouw motivatie en cv met ons te delen via de sollicitatiebutton hieronder. 
  
• Jouw sollicitatie naar deze functie van Assistant to the Company Secretariat ontvangen we graag vóór 10 juni 2024. De eerste gesprekken vinden plaats op:
  
• - 10 juni tussen 10.00 uur en 12.00 uur.
  
• - 11 juni tussen 10.00 uur en 12.00 uur.
  
• - 12 juni om 10.00 uur en om 15.30 uur.
  
• - 13 juni tussen 14.00 uur en 16.00 uur. 
  
• Heb je vragen over de inhoud van de functie of over het sollicitatieproces? Schakel met Marcha Sajovec, corporate recruiter, via: marcha.sajovec@schiphol.nl of +31 630748117.
  
• Een assessment kan deel uitmaken van het proces.
  
• Voor meer informatie over solliciteren bij Schiphol Group: Sollicitatieproces - Werken bij Schiphol Group.
  
• Voor de veiligheid van onze reizigers en collega’s maakt een veiligheidsonderzoek altijd deel uit van het proces. Voor indiensttreding dient een Verklaring Geen Bezwaar (VGB) te worden overgelegd.
  

#LI-ALL1

Met 3.000 trotse collega’s zetten we een extra stap om Nederland zo goed mogelijk te verbinden met de rest van de wereld. Vernieuwen, veiligheid en samenwerken staan daarbij voorop. Samen geven we meer betekenis aan reizen en leveren een bijdrage aan economie en maatschappij. Al meer dan 100 jaar. In Nederland en daarbuiten. Wist je trouwens dat:

• 
  
• … Schiphol Group eigenaar en exploitant is van Amsterdam Airport Schiphol, Rotterdam The Hague Airport en Lelystad Airport? We hebben ook een meerderheidsbelang in Eindhoven Airport.
  
• ... er in totaal 61,7 miljoen reizigers van of naar Schiphol Airport afreisden in 2023?
  
• ... je als Assistant to the Company Secretariat het Vennootschapssecretariaat versterkt?