Heb je als assistent ervaring in een bestuurlijke omgeving, ambitie om te werken voor een organisatie die voorop loopt en neem je regie in je werk, dan ben jij één van de twee nieuwe bestuursassistenten voor de Raad van Bestuur!

Dit ga je doen Als assistent van de COO of CFO ben je de sparringpartner en vertrouwenspersoon van de bestuurder en beheer je de werklast en druk rondom hem/haar. Binnen de context van het secretariaat creëer je jouw eigen werkgebied en ben je verantwoordelijk voor je eigen handelen, ook in combinatie met hybride werken. Je bent organisatiesensitief, sociaal en communicatief vaardig, en vormt de schakel tussen de bestuurder en stakeholders, zowel binnen als buiten de organisatie.

Waar houd jij je dagelijks mee bezig? Zelfstandig beheer van complexe agenda’s en mailboxen van de bestuurder. Redigeren en verzorgen van correspondentie. Rapportages voorbereiden (gegevens verzamelen, inventariseren en verwerken). Zorgen voor opvolging van uitgezette acties en deadlines in afstemming met de bestuurder. Coördineren van (complexe) informatiestromen en processen waarbij je verbanden legt, prioriteiten stelt, (politieke) consequenties/belangen afweegt. Signaleren van knelpunten. Proactief meedenken door jouw up-to-date kennis van en contacten binnen de organisatie, andere UMC’s en ziekenhuizen, de Universiteit van Utrecht en van alle andere gerelateerde organisaties en netwerken. Actief deelnemen aan het werkoverleg tussen bestuurder, bestuursadviseur, bestuursassistent en overlegmomenten met de collega’s van de kernstaf. Notuleren van vertrouwelijke bestuursoverleggen met uitzondering van de RvB-vergadering. Het maken en bewaken van daarbij behorende actiepunten/deadline lijsten. Organiseren van kleine tot grote in- en externe bijeenkomsten, congressen en symposia. Proactief deelnemen aan een verdere verbetering van de dienstverlening van het team van bestuursassistenten, zodat kan worden geanticipeerd op het secretariaat van nú! Dit alles om ondersteuning van de bestuurders ook in de toekomst te kunnen waarborgen en garanderen. Hierbij vind je het als vanzelfsprekend dat je ontbrekende kennis aanvult door het volgen van trainingen en opleidingen. Een hechte samenwerking onderhouden met jouw collega’s en elkaar helpen/adviseren/vervangen als de werksituatie hierom vraagt.

Hier ga je werken De RvB telt vier leden, waarvan de COO en de CFO graag elk met hun nieuwe support professional een hecht team willen gaan vormen. De andere twee leden zijn de voorzitter en de vicevoorzitter/decaan. Per 1 augustus start de nieuwe voorzitter RvB.

Als bestuursassistent maak je deel uit van de kernstaf, die nauw met elkaar samenwerkt voor de RvB. In totaal bestaat deze staf uit vier bestuursadviseurs, een stafadviseur en vier bestuursassistenten. De secretaris RvB geeft leiding aan de kernstaf en dus ook aan het bestuurssecretariaat.

Bij het UMC Utrecht werken we dagelijks aan het verbeteren van de gezondheid van mensen en creëren we de zorg van morgen. Als universitair medisch centrum brengen we de werelden van onderzoek, zorg en onderwijs bij elkaar. Elke dag zijn we op zoek naar mogelijkheden om sneller en effectiever te werken en te innoveren. Daarbij kijken we ook naar partijen buiten de gezondheidszorg. Door het verbinden van deze werelden creëren we een omgeving waarin ieder mens, iedere patiënt, student of collega gezien en gehoord wordt.

Dit neem je mee Zelfstandig denken, werken en handelen. Proactief met een gezonde helicopterview om het overzicht te behouden en te bewaken. Integer en discreet en gevoel voor (politieke) verhoudingen. Het is geen uitdaging voor je om onder werkdruk de complexiteit van jouw taken uit te voeren en te beheersen. Flexibiliteit in denken en doen binnen de samenwerkingen die je aangaat bij het werken voor en met de bestuurder en de leden van de kernstaf.

Wat is er nodig aan gewenste kennis en werkervaring? Minimaal een havo-diploma. Een hbo-vakopleiding in het management ondersteunende vak. Up-to-date kennis van Office365, Teams, iBabs. Uitstekende kennis van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk. Minimaal 5 jaar werkervaring in een soortgelijke functie.

Sollicitatie indienen bij bureau Kiem Select Deze werving loopt via bureau Kiem Select. Graag je sollicitatie richten aan Cora Toker-Dekkers via info@kiemselect.nl. Ook je vragen over de vacature of de procedure kun je stellen aan Cora, via info@kiemselect.nl of bel 06 40 59 49 65.

Gelieve niet te solliciteren via de sollicitatiebutton op onze website. Alvast dank. #J-18808-Ljbffr