Voor de Immigratie- en Naturalisatiedienst in Utrecht zijn wij opzoek naar management ondersteuners.
Wat ga je doen?
“Als managementondersteuner ga je als een duizendpoot te werk binnen een dynamische omgeving, waarbij de focus ligt op het plannen, organiseren én het ontzorgen van het Management. Het werk is veelzijdig, iedere dag is anders”.Je werkt samen met een directie collega, jullie vervangen elkaar. Je bent breed inzetbaar, draagt bij aan het inrichten van de managementondersteuning binnen locatie Utrecht, met een goede bereikbaarheid en een goed draaiend secretariaat. Als ondersteuner van het Managementteam organiseer je bijeenkomsten en vergaderingen, van verzending uitnodigingen, agendabeheer, notuleren, reservering vergaderruimte, tot facilitaire voorzieningen. Je completeert en archiveert vergaderstukken.
Je bewaakt de voortgang en afdoening van gemaakte afspraken en genomen besluiten. Eventuele knelpunten die zich voordoen tijdens het uitvoeren van je werk, signaleer je tijdig en je draagt hiervoor (proces)verbeteringen aan. Als teamlid van het secretariaat ben je verantwoordelijk voor de ingekomen mail, je schat hierbij belang en urgentie van deze correspondentie in en zorgt voor een tijdige doorgeleiding van stukken.Daarnaast maak je nieuwsbrieven en deel je informatie-items met alle medewerkers van Utrecht. In voorkomende gevallen lever je een bijdrage aan andere, al dan niet administratieve, werkzaamheden. Je bent bekend met het werken in diverse systemen /modellen bv het capaciteitsmodel tbv het afgegeven van prognoses op basis van de juiste capaciteit.
De hoofdelementen in jouw rol zijn:
Functie-eisen
Wat breng je mee?De directie A&B beslist over asielaanvragen, evenals over zaken waarin mensen met een asielstatus familieleden naar Nederland willen laten overkomen en over herbeoordelingen van vergunningen. We gaan op een professionele, doelmatige en respectvolle manier te werk om onze klant duidelijkheid te geven over zijn toekomst. Tijdig en zorgvuldig beslissen: daar draait het om. Daarom vinden we het belangrijk dat we de klant en de (asiel)keten goed kennen, en werken we met gemotiveerde, integere en flexibele medewerkers. We werken dan ook nauw samen met partners zoals het Centraal Orgaan opvang Asielzoekers (COA), de politie en de Dienst Terugkeer en Vertrek (DT&V). Wij werken in een internationaal georiënteerde omgeving.