Management assistent

Wat ga je doen:

Functie­omschrijving

Klimaatadaptatie wordt steeds belangrijker. Nederland draagt in het internationale veld bij aan het doel van het Parijs-akkoord en aan duurzaamheidsdoelen. De programmadirectie klimaatadaptatie en water internationaal (KAWI) zet zich in om wereldwijd acties te versnellen voor een klimaat- en waterweerbare samenleving. Wil jij de directie komen versterken als managementondersteuner? In deze rol houd jij je bezig met de drukke agenda van de Watergezant en werk je met verschillende tijdzones. Lees snel verder en misschien word jij wel het aanspreekpunt van één van Nederlands meest belangrijke internationale personen op het gebied van water!

Hoe jij bijdraagt in je rol
De Watergezant versterkt in de rol van ambassadeur de internationale waterambitie van Nederland. Ze draagt continu bij aan het verbeteren van de internationale positie van de Nederlandse kennis en kunde op het gebied van water en klimaatadaptatie. De Watergezant neemt deel aan internationale waterbijeenkomsten, zo nodig ter vervanging van de ministers. Daarnaast is de Watergezant ook programmadirecteur van het programma Klimaatadaptatie en Water Internationaal, bestaande uit zo’n 25 collega’s, waaronder landencoördinatoren, beleidsmedewerkers, strategisch adviseurs en programmamanagers.

In deze rol hou jij je bezig met nauwkeurig agendabeheer (rekening houdend met diverse tijdzones) van de Watergezant. Je houdt daarnaast het overzicht van de reisagenda en zorgt dat de voorbereiding van reizen tot in de puntjes verzorgt wordt. Denk hierbij aan:

• het boeken van tickets en hotels in Travelpoint
• regelen van visa bij ambassades
• verzamelen en opslaan van stukken voor overleggen en reizen in verschillende systemen
• coördineren bij welke overleggen in Nederland de Watergezant digitaal kan aansluiten tijdens een reis

Overige werkzaamheden zijn het afhandelen van telefoongesprekken en e-mails in Nederlands en Engels, het plannen en organiseren van (internationale) overleggen en het ontvangen en verzenden van brieven en pakketten.

Dit is waar jij voldoening uit haalt
Duurzaamheid, water en klimaatadaptatie zijn thema’s die jou aanspreken. Jij levert graag een maatschappelijke bijdrage door te werken voor iemand die internationaal een belangrijke positie heeft om klimaatadaptatie en duurzaam waterbeheer in verschillende landen naar een hoger niveau te tillen en de kennis en expertise vanuit Nederland hiervoor in te zetten.

Jij vindt het leuk om te werken binnen een internationaal speelveld. Je boekt reizen en houdt ervan om alles te regelen. Van het voorbereiden en afstemmen van afspraken met andere departementen, lokale ambassades, buitenlandse overheden tot het verzorgen van een vergaderlocatie, catering of vervoer. In deze rol krijg je veel vragen intern en extern. Daarom zie jij het als uitdaging nauwkeurig om te gaan met al deze verzoeken en te prioriteren voor de Watergezant.

Je werkt in een team van het directiesecretariaat van de programmadirectie KAWI, onder aansturing van de directiesecretaris. Daarnaast werk je nauw samen met de secretaris van de Watergezant die voornamelijk de buitenlandse reizen coördineert.

Herken jij jezelf in deze rol? Solliciteer dan direct! Wil je nog meer weten? Lees meer over de rol van Watergezant of ons Ministerie. Heb je inhoudelijke vragen over de rol? Neem dan contact op met Anita van der Veen, directiesecretaris KAWI, via 06-21649645. Zij staat jou graag te woord!

Functie-eisen

• je hebt minimaal 3 jaar ervaring in een management ondersteunende rol
• je spreekt en schrijft goed Engels
• je schakelt snel tussen verschillende onderwerpen in een dynamische omgeving

Je herkent je in de volgende eigenschappen

Je bent klantgericht en beschikt over goede communicatieve en sociale vaardigheden. Je bent gericht op samenwerking en bent zorgvuldig en accuraat. Je hebt het regelen in de vingers, bent ordelijk, nauwgezet en snel. Ook weet je tussen de regels door de juiste informatie te filteren die nodig is voor het maken van afspraken.

Aangezien een groot deel van de werkzaamheden internationale reizen betreft is het goed beheersen van de Engelse taal in woord en geschrift een vereiste. Ervaring met werken in een internationaal speelveld is een pre. Daarnaast vereist het ook enige diplomatie in het aanspreken en mailen naar buitenlandse contactpersonen. In het contact met collega's en externen toon je je servicegericht, respectvol en flexibel. Je luistert naar de wensen, bent goed bereikbaar, staat open voor vragen en reageert snel. Je hebt een proactieve houding en bent bereid werkzaamheden van je collega's over te nemen. Met vertrouwelijke stukken en informatie ga je zorgvuldig en integer om.

Arbeids­voorwaarden

• Salaris­niveauschaal 8
• Maand­salarisMin €3.246 – Max. €4.340 (bruto)
• Dienst­verbandArbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• Contract­duurVast contract voorafgegaan door een jaarcontract. Bij voldoende functioneren: na een jaar omzetting in onbepaalde tijd.
• Minimaal aantal uren per week32
• Maximaal aantal uren per week36

Overige arbeids­voorwaarden

Volop doorgroei- en ontwikkelmogelijkheden
De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Denk aan het volgen van opleidingen en het behalen van certificeringen. Ook bieden we loopbaancoaching als je daar behoefte aan hebt.

Interessante extra’s
Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB) bestaande uit vakantiegeld van 8% en een jaarlijkse eindejaarsuitkering. Dit IKB bestaat uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) en/of tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt bijvoorbeeld een deel van je maandinkomen laten uitbetalen wanneer jij dat wenst, het IKB omzetten in verlof of het besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. Tot onze andere secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer bedrijfsfitness en volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer.

Belangrijk en leuk om te weten! Met ingang van 1 juli 2024 gelden er nieuwe afspraken voor de CAO Rijk. Dit houdt in dat er een aantal positieve aanpassingen zijn op huidige arbeidsvoorwaarden. Denk hierbij aan een salarisverhoging van 8,5% èn worden de salarisbedragen vervolgens verhoogd met € 50 (bruto). Daarnaast wordt per 1 juli 2024 het Individueel Keuze Budget (IKB) verhoogd tot 16,50% van het salaris. Tevens wordt met ingang van 1 januari 2025 het gedeeltelijke vloerbedrag gewijzigd in een maandelijks minimaal IKB-budget van € 440 (bruto) bij een volledige arbeidsduur. Meer weten over het onderhandelingsresultaat voor het nieuwe CAO Rijk? Lees hier verder!

Bijzonderheden

• bij voldoende geschikte reacties kan de vacature eerder sluiten
• de CV selectie voor deze rol vindt plaats op 5 juli
• door het werken met verschillende tijdzones kan het in uitzonderlijke gevallen voorkomen dat gevraagd wordt ’s avonds je e-mail in de gaten te houden
• om bij ons te werken, moet je een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) kunnen overhandigen, ook als je een interdepartementale transfer maakt. De kosten voor het aanvragen van een VOG worden door ons vergoed
• het inwinnen van referenties kan deel uitmaken van het sollicitatieproces, maar dit doen we altijd in overleg met jou
• het maken van een casus en (online) screening via onder meer databanken kunnen deel uitmaken van het sollicitatieproces

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature stellen wij niet op prijs.

SOLLICITEREN