Coördinator directiesecretariaten

Wat ga je doen:

Functie­omschrijving

In deze dynamische functie bij het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat geef je leiding en ben je betrokken bij allerlei directie-brede activiteiten. Als coördinator lever je een directe bijdrage aan het bevorderen van een gezond en veilig werkklimaat voor de medewerkers van 2 directiesecretariaten. Benieuwd wat dat inhoudt? Dan nodigen we je graag uit om verder te lezen en te reageren!

Hoe jij bijdraagt in je rol
Je bent onderdeel van de staf van Financiën en Integrale Bedrijfsvoering (FIB) en werkt nauw samen met je manager (directiesecretaris FIB) en de senior adviseur FIB. Je hebt een belangrijke rol in allerlei FIB brede zaken. Denk hierbij aan het organiseren en voorbereiden van diverse interne FIB-bijeenkomsten zoals de FIB-oploopjes, diverse Terugkoppelingen en Managementbijeenkomsten.

Als coördinator ben je verantwoordelijk voor de functionele aansturing en persoonlijke ontwikkeling van de 2 FIB directiesecretariaten waar circa 18 managementondersteuners werken. Deze teams ondersteunen het management en deels de medewerkers van de FIB directies.

Je bent het daarnaast aanspreekpunt voor de secretariaten én tevens voor het management van FIB als het gaat om ondersteuning op secretarieel gebied. Vervanging van delen van het werk van je de senior adviseur (bij afwezigheid) is onderdeel van je werk.

Ten slotte voer je ondersteunende taken ten behoeve van de directiesecretaris FIB uit, zoals het maken en bijhouden van diverse overzichten, het verzorgen van interne communicatie door middel van mailings en het controleren van de financiële (light)overzichten van FIB. Je bent verantwoordelijk voor het bijhouden en actualiseren van interne FIB-documenten, overzichten en pagina’s op Rijksportaal en FIB plein.

Dit is waar jij voldoening uit haalt
Je ziet veel mogelijkheden voor het uitbouwen en onderhouden van je netwerk en het samenwerken met je FIB collega’s. Jouw inzet op het intern netwerken en verbinden met andere onderdelen van het ministerie, zoals HR en Financiën zorgt ervoor dat iedereen jou en het team goed weet te vinden en de FIB dienstverlening verder geprofessionaliseerd kan worden.

Vanwege je centrale en coördinerende positie binnen FIB kun je elke dag een directe bijdrage aan verschillende doelstellingen zoals het uitwerken van een dienstcatalogusvoor de secretariaten en het mede opstellen van het FIB jaarplan.

De brede en diverse taken zorgen ervoor dat zowel jijzelf als de medewerkers die je zult begeleiden een mooie ontwikkeling zullen maken. En dat geeft jou een heel trots gevoel!

Kom solliciteren bij ons!
Als nieuwe collega kun je bij ons rekenen op een warm welkom. Je werkt op het kantoor in Den Haag en vanuit huis.

Neem ook eens een kijkje op onze website om meer te lezen over het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat. Bekijk vooral ook ons FIB jaarbericht.

Of neem contact op met Pamela de Haas, directiesecretaris FIB, via 06-52525892. Zij vertelt je graag meer over deze leuke functie!

Functie-eisen

• je hebt minimaal een hbo-diploma in de richting van bedrijfskunde, HRM, bedrijfsadministratie of een andere relevante opleiding
• je hebt al wat ervaring opgedaan met het ontwikkelen, begeleiden en coachen van medewerkers
• je hebt aantoonbare ervaring met het functioneel aansturen van een team
• je kunt goed plannen en organiseren en werkt nauwkeurig
• je beschikt over sterke mondelinge en schriftelijke vaardigheden

Je herkent je in de volgende eigenschappen

Je hebt coachende kwaliteiten en hebt oog voor het welzijn en de ontwikkeling van de medewerkers en vindt een goede werksfeer belangrijk. Je gaat tegelijkertijd het voeren van lastige gesprekken niet uit de weg. Je vindt het tevens leuk om een actieve rol te spelen in de teamontwikkeling van de secretariaten. Je hebt lef en assertief en schuwt het niet om iemand aan te spreken. Je hebt een verbindende werkwijze, bent reflectief in je denken en handelen en hebt een toegankelijke communicatiestijl.

Arbeids­voorwaarden

• Salaris­niveauschaal 12
• Maand­salarisMin €4.691 – Max. €6.907 (bruto)
• Dienst­verbandArbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• Contract­duurVast contract voorafgegaan door een jaarcontract. Bij voldoende functioneren: na een jaar omzetting in onbepaalde tijd.
• Maximaal aantal uren per week36

Overige arbeids­voorwaarden

Volop doorgroei- en ontwikkelmogelijkheden
De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Denk aan het volgen van opleidingen en het behalen van certificeringen. Ook bieden we loopbaancoaching als je daar behoefte aan hebt.

Interessante extra’s
Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB) bestaande uit vakantiegeld van 8% en een jaarlijkse eindejaarsuitkering. Dit IKB bestaat uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) en/of tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt bijvoorbeeld een deel van je maandinkomen laten uitbetalen wanneer jij dat wenst, het IKB omzetten in verlof of het besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. Tot onze andere secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer bedrijfsfitness en volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer.

Belangrijk en leuk om te weten! Met ingang van 1 juli 2024 gelden er nieuwe afspraken voor de CAO Rijk. Dit houdt in dat er een aantal positieve aanpassingen zijn op huidige arbeidsvoorwaarden. Denk hierbij aan een salarisverhoging van 8,5% èn worden de salarisbedragen vervolgens verhoogd met € 50 (bruto). Daarnaast wordt per 1 juli 2024 het Individueel Keuze Budget (IKB) verhoogd tot 16,50% van het salaris. Tevens wordt met ingang van 1 januari 2025 het gedeeltelijke vloerbedrag gewijzigd in een maandelijks minimaal IKB-budget van € 440 (bruto) bij een volledige arbeidsduur. Meer weten over het onderhandelingsresultaat voor het nieuwe CAO Rijk? Lees hier verder!

Bijzonderheden

• bij voldoende geschikte reacties kan de vacature eerder sluiten
• om bij ons te werken, moet je een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) kunnen overhandigen, ook als je een interdepartementale transfer maakt. De kosten voor het aanvragen van een VOG worden door ons vergoed
• het inwinnen van referenties kan deel uitmaken van het sollicitatieproces, maar dit doen we altijd in overleg met jou
• het maken van een casus en (online) screening via onder meer databanken kunnen deel uitmaken van het sollicitatieproces

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature stellen wij niet op prijs.

SOLLICITEREN