Over de functie

Het programma ‘Informatie Op Orde’ (IOO) kent haar bestaansrecht als een reactie op de kabinetsreactie naar aanleiding van het rapport ‘Ongekend Onrecht’, waar de Parlementaire Onderzoekscommissie Kinderopvangtoeslag (POK) zich kritisch uitlaat over de wijze waarin zij tijdens het onderzoek zijn voorzien van informatie. Aansluitend daarop zien we over de afgelopen jaren een groeiende noodzaak binnen de Rijksoverheid, en ook het Ministerie van Financiën, voor het op orde krijgen en houden van de informatiehuishouding. Naar aanleiding van deze ontwikkelingen is er binnen het Ministerie van Financiën een tijdelijke programmadirectie IOO opgericht voor het duurzaam op orde brengen van de informatiehuishouding, alsook het verbeteren van de informatievoorziening. Het programma heeft onder andere de volgende hoofdtaken: het definiëren van verbetermaatregelen, transparant en open communiceren, verbeteren van kennis, houding en gedrag en dit verankeren in de organisatie, het afbakenen van de aard en omvang van de informatie en het verbeteren van de vindbaarheid en toegankelijkheid.

Het programma IOO bestaat, naast de programmadirecteur, uit programmamanagers voor de verschillende actielijnen en een staf (bestaande uit secretaris, controller, QA, secretariaat, communicatie). De programmadirectie stuurt in opdracht van de Bestuursraad op de realisatie van de plannen en verantwoordt hierover via een tweemaandelijkse rapportage. De onderliggende programma’s en projecten rapporteren de voortgang aan het programma IOO. Om tot de gewenste resultaten te komen zijn de activiteiten opgesplitst in verschillende ‘Actielijnen’, waaronder het programma Actielijn 2 ‘Aard & Omvang van informatie’.

Financiën, en ook de Generale Thesaurie en DG Fiscale Zaken, heeft een versnipperd informatielandschap. Directies werken op netwerkschijven, in samenwerkruimten en deels in het Documentmanagement Systeem Digidoc. Dossiers zijn niet op orde: ze zijn niet compleet, naamgeving en structuren zijn onduidelijk en er zijn beperkte samenwerkafspraken.

Er is reeds een vastgesteld kader waarin (minimum) eisen zijn vastgesteld met betrekking tot de archivering van informatie. Dit Kader dient door de projectmanagers te worden geïmplementeerd bij de Generale Thesaurie en DG Fiscale Zaken. Hoewel het Kader behulpzaam is, zijn er nog uitdagingen. Zo geeft het Kader niet bij alle casuïstiek antwoord op de vraag hoe te archiveren. Het is van groot belang dat de projectmanagers in staat zijn om daar besluitvaardig, vanuit de inhoud, mee om te gaan. Ook betreft de implementatie een veranderopgave en ligt de werkdruk gemiddeld hoog. ‘Dossiers op orde’ komt er voor mensen bij, naast hun reguliere werk en beperkingen in tijd is de grootste uitdaging. Bij de Generale Thesaurie raakt dit project ca. 300 medewerkers en 18 afdelingen binnen 5 directies. En bij DG Fiscale zaken ca. 300 medewerkers en 13 afdelingen binnen 3 directies.

Doel van het project is om dit jaar alle actuele dossiers in volledige, goede geordende en toegankelijke staat te krijgen conform de Archiefwet en intern beleid. De Projectmanager zorgt ervoor dat de directies volgens het Kader en de specifieke richtlijnen gaan werken, van medewerkers tot management. Daartoe maakt hij of zij een uitvoeringsplan dat niet alleen gericht is op het heden en de toekomst, maar ook gericht is op de inhaalslag die moet worden gemaakt. Denk daarbij aan het opruimen van netwerkschijven en andere onbeheerde informatiebronnen. Daarbij dient de Projectmanager niet alleen oog te hebben voor het belang van informatiehuishouding, maar ook voor de uitvoerbaarheid en het beperken van de werklast die dat in de praktijk met zich meebrengt voor de medewerkers. Vanuit de combinatie van inhoudelijke kennis en ervaring, en de gevraagde competenties, moeten de projectmanagers in staat zijn om – met oog voor de veranderopgave en gegeven de tijdsbeperkingen, toch fikse resultaten halen.

Voor het op orde brengen van dossiers is ondersteuning beschikbaar in de vorm van kwaliteitsmedewerkers. Dit zijn junioren die nog relatief weinig ervaring hebben in het archief vak. En ook vanuit de vak-inhoud begeleid moeten worden. Parallel loopt een communicatie en trainingscampagne die hieraan ondersteunt. De Projectmanager maakt afspraken met het management, stuurt op voortgang en verbindt op mens en inhoud. Het is belangrijk dat de projectmanagers vanuit kennis en ervaring met de uitvoering van de Archiefwet sturend zijn in de op te stellen lokale afspraken en prioriteiten. De projectmanagers kunnen schakelen met alle niveaus: van medewerkers en management in de directies tot aan (archief)specialisten. De Projectmanagers fungeren als meewerkend voorman/-vrouw in de uitvoering. Gelet op deze taken zoeken we iemand die overzicht kan houden en structuur kan aanbrengen, prioriteiten kan stellen, functioneel kan aansturen, en die overtuigend en enthousiasmerend kan communiceren. Belangrijk is dat de projectmanagers dat ook kunnen op directieniveau, in begrijpelijke taal.

Voor de programmamanager Actielijn 2 ‘Aard & Omvang van informatie’ zoeken we twee Projectmanagers ‘beleidsdossiers op orde. Eén voor de Generale Thesaurie, en één voor DG Fiscale Zaken. Voor deze opdracht zoeken we een kandidaat met ervaring in complexe (verander)trajecten in het domein van digitale archivering. Het is belangrijk dat je zowel kennis en ervaring hebt met de implementatie van de Archiefwet, als ervaring met het begeleiden van veranderprojecten in een bestuurlijk complexe omgeving. De kandidaat heeft een daadkrachtige, besluitvaardige en oplossingsgerichte houding en zoekt naar mogelijkheden om zo ver mogelijk te komen. Hij/zij is goed in staat om mensen daarin mee te nemen.

Als Projectmanager ‘beleidsdossiers op orde’;

Werk je met specialisten richtlijnen uit die de Archiefwet en het interne Kader vertalen naar lokale afspraken. Zodat in het organisatieonderdeel duidelijk is wanneer een dossier op orde is (in welk systeem werken, welke informatie hoort in dossier, etc.). Je kunt daar ook zelf inhoudelijk richting aan geven en vanuit die richtlijnen sturen op resultaat;

Stel je per directie een plan op voor de uitrol van ‘beleidsdossiers op orde’ die aansluit bij de bestaande aanpak, zodat alle medewerkers met hun huidige dossiers conform richtlijnen gaan werken;

Stel je waar mogelijk per directie een plan op voor het opruimen van netwerkschijven, samenwerkruimten en oude (niet goed gearchiveerde) digitale dossiers;

Geef je met het team uitvoering aan deze plannen, en zorg je voor een cultuurverandering zodat datgene wat je implementeert ook beklijft;

Communiceer je vlot met directeuren, afdelingshoofden en medewerkers. Je kan de inhoud begrijpelijk uitleggen, maar ook schakelen met specialisten op de archiefinhoud. Je bent comfortabel met het geven van presentaties

Begeleid je 2 tot 4 dossierkwaliteitsmedewerkers (junioren) die medewerkers helpen met het op orde brengen van dossiers. Gezien hun werkervaring kan je ze inhoudelijk in het archief vak begeleiden;

Stuur je stevig op het proces zodat uiterlijk 2024 de actuele beleidsdossiers in volledige, goede geordende en toegankelijke staat zijn;

Lever je voortgangsrapportages op aan een directeurenoverleg en de programmamanager Beleidsdossiers op orde. Je signaleert wanneer de voortgang stagneert en neemt initiatief om daarvoor oplossingen te vinden.

Wat wij vragen Je beschikt over WO werk- en denkniveau;

Je hebt minimaal 3 jaar ervaring als projectmanager met een veranderkundige component;

Je hebt minimaal 3 jaar ervaring met de uitvoering van de Archiefwet bij de overheid;

Je hebt aantoonbaar ervaring met vergelijkbare trajecten bij de rijksoverheid of grote gemeenten (G4);

Je hebt ervaring met projectmanagement en het begeleiden van dossierhouders in het opschonen / op orde krijgen van hun dossiers;

Je hebt sterke communicatief vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.

Wat wij bieden

Wij kunnen je inzetten op basis van een detacheringsconstructie: op projectcontact of in vaste dienst bij JS Consultancy.

Naast een persoonlijke benadering, horen bij een detacheringsconstructie in een dienstverband bij JS Consultancy, goede arbeidsvoorwaarden. Hierbij kan je denken aan:

Aantrekkelijke salariëring conform cao opdrachtgever (optioneel schaal ...), afhankelijk van jouw opleiding en ervaring en op basis van een 36-urige werkweek;

Vakantiegeld van 8,33% en een aantrekkelijke eindejaaruitkering;

Pensioenregeling bij Stipp. Het 1e jaar nemen wij voor onze rekening;

Aanvullende relevante opleidingen en trainingen passend bij jouw ambities, volledig op onze kosten;

Intervisie, coaching en periodieke kennissessies over actuele thema’s in het werkveld;

Toegang tot het unieke netwerk van JS Consultancy.

Laptop en een telefoon (die je ook privé mag gebruiken);

Reiskostenvergoeding, NS Businesskaart of, afhankelijk van je reistijd, de mogelijkheid tot een leaseauto!).

En natuurlijk een gezellige groep collega’s en regelmatig leuke bijeenkomsten en borrels.

Een ZZP-constructie (uurtarief in overleg), behoort ook tot de mogelijkheden. Naast de persoonlijke benadering en een groot netwerk als preferred supplier binnen het publieke domein, bieden we de volgende voordelen aan:

Snelle en makkelijke facturatie, middels Reversed Billing en binnen 30 dagen na invoering uren;

Volledige administratieve ontzorging, waarbij je slechts één keer al je gegevens hoeft aan te leveren (VOG e.d.);

Juridische ondersteuning, waarbij onze juridische afdeling nauwlettend de wet- en regelgeving rondom ZZP-ers volgt en je indien gewenst hierover kan informeren.

JS Consultancy is de carrièrepartner van professionals en managers voor de publieke zaak. Bij ons werk je aan jezelf én aan oplossingen voor de belangrijkste uitdagingen in onze samenleving. Maatschappelijk resultaat. Samen met jou maken we het waar. Waar ga je werken

Voor Min. van Fin. afdeling Programmadirectie IOO

zijn we op zoek naar een 2 Projectmanagers Beleidsdossiers op Orde ( 36 uur | Schaal 14 | z.s.m. | minimaal circa 12 mnd.| Met optie tot verlenging). Sollicitatieprocedure

Ben je enthousiast geworden? Reageer dan direct. Deze procedure heeft een korte looptijd, dus stuur uiterlijk 1-7- 2024 voor 09.00 uur je motivatie en cv op.

Voor meer informatie over deze vacature kun je contact opnemen met Christine Holierhoek via Christineholierhoek@jsconsultancy.nl of met Sevim Imeci via Sevimimeci@jsconsultancy.nl.

#J-18808-Ljbffr