Ambtelijk secretaris

Wat ga je doen:

Functie­omschrijving

De Pandgebonden Ondernemingsraad Rijnstraat (POR) van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW) is een medezeggenschapsorgaan dat advies uitbrengt aan de Secretaris-Generaal (SG) op verschillende onderwerpen die het pand aangaan, denk bijvoorbeeld aan (technische) ontwikkelingen zoals een BHV- en ontruimingsplan of breedplaatvloeren. Zij houden hierbij steeds rekening met het belang van de medewerker. Jij bent als ambtelijk secretaris een onmisbare schakel en zorgt ervoor dat de POR hun werk kan doen. Hoe je dit gaat doen? Lees verder!

Hoe jij bijdraagt in je rol
Je werkt nauw samen met het dagelijks bestuur van de POR en het secretariaat van de bestuurder. Je functie bestaat uit het zorgen voor en toezien op een doelmatige inrichting en werkwijze van het POR-secretariaat, maar je kunt ook ingezet worden voor andere portefeuilles.

Je verzorgt alle inkomende en uitgaande correspondentie. Je stelt mede nieuwsberichten en nieuwsbrieven op en beheert de intranetsite van de POR. Je zorgt voor directe en tijdige documentatie en verslaglegging van de POR vergaderingen. Daarnaast beheer je het archief en houdt het toegankelijk. Als er nieuwe verkiezingen zijn voor de OR, dan ondersteun je de verkiezingscommissie om deze te organiseren.

Je speelt ook een belangrijke rol bij het voorbereiden en de verslaglegging van vergaderingen, denk bijvoorbeeld aan het zorgen voor faciliteiten, hulpmiddelen en uitnodigingen. Je fungeert als contactpersoon tussen de POR, de achterban en de bestuurder en je draagt mede zorg voor inhoudelijke afstemming tussen de POR, voorzitters commissies en dagelijks bestuur.

Tot slot bewaak je de naleving van wetten, procedures en afspraken die op de medezeggenschap van toepassing zijn, zoals CAO en arbeidsvoorwaarden. En je bewaakt de uitgaven van de POR.

Dit is waar jij voldoening uit haalt
Zorgen dat overleggen goed voorbereid zijn: niet alleen op de inhoud, maar ook op de organisatie. Daar haal je voldoening uit. Je bent dus niet alleen bezig met het boeken van zalen en het versturen van uitnodigingen, maar kijkt ook vooruit door te zorgen dat er stukken worden aangeleverd en dat de juiste experts gesproken worden. Jij bent in de lead en ondersteunt de voorzitter en het dagelijks bestuur. Je werkt nauw met hen samen. Zij hebben jou nodig om medezeggenschap mogelijk te maken.

Meer weten?
Is jouw interesse gewekt? Dan ontvangen wij graag jouw motivatie. Wil je eerst nog even sparren over de functie? Neem dan gerust contact op met Kathy Buurman-Aerts, afdelingshoofd Processen en Informatie, telefonisch of whatsapp via 06 -11585021.

En alvast benieuwd naar jouw toekomstige werkgever? Neem dan een kijkje op de website van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat.

Functie-eisen

• je bent in het bezit van het certificaat ‘Ambtelijk Secretaris niveau A’ met VASMO-predicaat of bent bereid om deze te behalen
• je hebt ervaring met het verrichten van administratieve of secretariële werkzaamheden
• communicatie: je bent communicatief vaardig, zowel in woord als geschrift en kunt goed notuleren
• organisatiesensitiviteit: je hebt oog en gevoel voor de verhoudingen en belangen binnen een ministerie en wat jouw rol daarbinnen inhoudt
• plannen en organiseren: je kunt goed anticiperen wat er voor overleggen geregeld moet worden en deze werkzaamheden prioriteren en plannen
• samenwerken: je kunt goed samenwerken en geeft makkelijk feedback aan collega's

Je herkent je in de volgende eigenschappen:-

Je bent administratief aangelegd en werkt nauwkeurig. Daarnaast kun je omgaan met verschillende persoonlijkheden en communicatiestijlen: je weet je grenzen aan te geven en te zorgen dat stukken op tijd worden aangeleverd door betrokkenen. Je vindt het leuk om aan verschillende acties tegelijkertijd te werken, variërerend van agendabeheer tot administratie in SAP, en bent daar flexibel in. Je hebt ook een inhoudelijke interesse in de onderwerpen die besproken worden tijdens de overleggen van de POR en denkt mee over dossiervorming en het opvragen van de benodigde informatie.

Arbeids­voorwaarden

• Salaris­niveauschaal 7
• Maand­salarisMin €3.016 – Max. €3.879 (bruto)
• Dienst­verbandArbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• Contract­duurVast contract voorafgegaan door een jaarcontract. Bij voldoende functioneren: na een jaar omzetting in onbepaalde tijd
• Minimaal aantal uren per week16
• Maximaal aantal uren per week24

Overige arbeids­voorwaarden

Volop doorgroei- en ontwikkelmogelijkheden. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Denk aan het volgen van opleidingen en het behalen van certificeringen. Ook bieden we loopbaancoaching als je daar behoefte aan hebt.

Interessante extra’s Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB) bestaande uit vakantiegeld van 8% en een jaarlijkse eindejaarsuitkering. Dit IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en/of tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt bijvoorbeeld een deel van je maandinkomen laten uitbetalen wanneer jij dat wenst, het IKB omzetten in verlof of het besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. Tot onze andere secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer bedrijfsfitness en volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer.

Belangrijk en leuk om te weten! Met ingang van 1 juli 2024 gelden er nieuwe afspraken voor de CAO Rijk. Dit houdt in dat er een aantal positieve aanpassingen zijn op huidige arbeidsvoorwaarden. Meer weten over het onderhandelingsresultaat voor het nieuwe CAO Rijk? Lees hier verder!

Bijzonderheden

• de gesprekken vinden plaats op woensdag 17 juli dus noteer deze datum alvast in je agenda
• kandidaten worden ingeschaald op basis van ervaring
• bij voldoende geschikte reacties kan de vacature eerder sluiten
• om bij ons te werken, moet je een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) kunnen overhandigen, ook als je een interdepartementale transfer maakt. De kosten voor het aanvragen van een VOG worden door ons vergoed
• het inwinnen van referenties kan deel uitmaken van het sollicitatieproces, maar dit doen we altijd in overleg met jou
• het maken van een casus en (online) screening via onder meer databanken kunnen deel uitmaken van het sollicitatieproces

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature stellen wij niet op prijs.

SOLLICITEREN