Als secretaresse ben je de vraagbaak voor zowel het management als de medewerkers van de vestigingen. Door jouw proactieve administratieve en secretariële ondersteuning aan het operationeel management, draag je bij aan het realiseren van de doelstellingen van het rayon. Daarbij vervul je een belangrijke spilfunctie.

Jobomschrijving

Secretarieel medewerker

Als secretaresse verricht je een breed scala aan werkzaamheden. Dagelijks komen er veel ad hoc verzoeken binnen, waarbij je continue prioriteiten stelt. Hoewel klantgerichtheid een hoge prioriteit heeft, is de secretaresse vooral degene die het management in staat stelt om snel en efficiënt te werken en resultaat te behalen voor de klant; het is jouw verantwoordelijkheid om het management van het rayon hierin optimaal te faciliteren. Als secretaresse heb je veelvuldig klantcontact, intern binnen UWV op alle niveaus en waar nodig ook met externe partijen. Jouw kerntaken zijn: - Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor het operationeel management - Je begrijpt en je vertaalt de klantvraag van het management en de adviseurs in concrete uitvoerbare acties - Je handelt digitale en fysieke correspondentie, zo veel als mogelijk, zelfstandig af en houdt daarbij rekening met prioriteiten en planning - Je plant, bereidt voor en notuleert indien gewenst vergaderingen en bewaakt daarbij de actiepunten - Je verricht ondersteunende administratieve werkzaamheden op het terrein van archivering, personeelsadministratie, voorraad- en inventarisbeheer en autorisatiebeheer - Je verzamelt en stroomlijnt informatie en zet dit door naar managers en medewerkers - Je zorgt voor juiste archivering en toegankelijkheid van de informatie - Je verzorgt agendabeheer van operationeel managers en plant daarbij afspraken, organiseert bijeenkomsten en boekt vergaderruimtes - Je controleert en bewaakt facturen en verzorgt bestellingen zoals bedrijfsmiddelen, lunches, bloemen etc. - Je draagt bij aan de kwaliteitsverbetering van administratieve processen en doet daartoe verbetervoorstellen.

Opleiding

Niveau Mbo-algemeen

Werkervaring

Overige

Ben je enthousiast en herken je jezelf in het profiel? Stuur dan je brief met motivatie en actueel CV via de sollicitatielink op deze pagina. De vacature staat open tot en met 24 april 2024. Bij voldoende geschikte reacties wordt deze vacature mogelijk eerder van de website verwijderd. Wil je meer weten? Neem dan contact op met Jan-Willem te Dorsthorst, Rayonmanager 06 52 35 34 23. Ben je komende periode vrij of ben je nog van plan verlof op te nemen? Geef dit dan aan in je sollicitatie! Ter informatie: De volgende onderdelen kunnen deel uitmaken van de selectieprocedure; referenties navragen (daartoe zal eerst toestemming van je worden gevraagd) en het raadplegen van open digitale bronnen als sociale media en internet. Ook kan gevraagd worden om originele diploma's te tonen. Het kunnen aanleveren van een VOG is onderdeel van de indiensttredingsprocedure, maar is niet nodig om te kunnen solliciteren. Tijdens de selectieprocedure word je hierover nader geïnformeerd.

Aanbod

Salarisindicatie is minimaal 2.196,04 en maximaal 3.357,44 euro bruto.